La gestion du secrétariat est un élément central dans l’organisation d’un cabinet médical. Pourtant, nombreux sont les praticiens qui se retrouvent débordés par les appels, les prises de rendez-vous et les tâches administratives, au détriment de leur cœur de métier : soigner.
L’externalisation du secrétariat médical peut être une réponse pertinente à cette surcharge. Mais de quoi parle-t-on exactement ? Quels en sont les avantages, les limites et comment bien choisir son prestataire ? On fait le point.
Qu’est-ce que l’externalisation du secrétariat médical ?
Externaliser son secrétariat médical consiste à confier tout ou partie de l’accueil téléphonique, de la prise de rendez-vous et des tâches administratives à une structure extérieure spécialisée.
Cette solution s’est développée ces dernières années pour répondre à plusieurs enjeux :
- Le manque de personnel qualifié disponible en local
- La difficulté à recruter ou à gérer les absences
- Le besoin d’assurer une continuité de service, même en cas de congés ou d’imprévus
- L’évolution des attentes des patients (réactivité, souplesse, accessibilité)
Avantages de l’externalisation
Un gain de temps considérable
En déléguant les appels, les demandes de rendez-vous ou les questions administratives, les médecins peuvent se concentrer sur l’essentiel : les soins.Une meilleure disponibilité pour les patients
Un service de télésecrétariat peut fonctionner sur des plages horaires étendues (matin tôt, midi, soir), assurant ainsi une réponse rapide et professionnelle aux appels entrants.Moins de stress, plus de sérénité
Moins d’interruptions durant les consultations, une charge mentale allégée, et une organisation plus fluide au quotidien.Une solution flexible et évolutive
Il est possible d’externaliser tout ou partie de son secrétariat, de manière ponctuelle (remplacement) ou permanente, en fonction de l’activité du cabinet.
Points de vigilance à ne pas négliger
Le coût
Un télésecrétariat externalisé représente un budget mensuel ou à l’appel, généralement inférieur à une embauche classique, mais qui doit être anticipé. Les tarifs varient selon les plages horaires couvertes, les volumes d’appels et les services inclus.
La continuité de service
Tous les prestataires ne proposent pas les mêmes plages horaires. Certains sont limités aux jours ouvrés, d’autres assurent une amplitude allant de 8h à 18h. Veillez à choisir un service capable d’absorber vos pics d’activité.
La sécurité des données (RGPD)
Le télésecrétariat médical implique la manipulation de données sensibles. Il est impératif que le prestataire soit 100 % conforme au RGPD, dispose de serveurs sécurisés et assure la confidentialité des échanges.
La formation du personnel
Le personnel qui gère vos appels doit être formé au vocabulaire médical, à la gestion des urgences et connaître les attentes spécifiques à votre spécialité (médecine générale, pédiatrie, psychiatrie, etc.).
Comment choisir le bon partenaire ?
Avant de faire appel à un télésecrétariat, posez-vous les bonnes questions :
- Quels sont mes besoins réels (volume d’appels, types de demandes, horaires) ?
- Le prestataire propose-t-il un suivi régulier ? Un interlocuteur dédié ?
- L’équipe est-elle internalisée ou délocalisée ?
- Ai-je accès à des statistiques ?
Pourquoi de nombreux professionnels de santé choisissent CCM Online
Pour toutes ces raisons, de nombreux médecins choisissent CCM Online comme partenaire de confiance pour externaliser leur secrétariat médical.
Notre service repose sur trois piliers :
- Une équipe de télésecrétaires médicales expérimentées, formées à la relation patient et au vocabulaire médical
- Une organisation flexible et humaine, qui s’adapte à votre façon de travailler
- Un haut niveau d’exigence en matière de confidentialité et de sécurité des données, avec une conformité RGPD totale
Avec CCM Online, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé, d’un service fiable et d’une relation humaine de qualité, aussi bien pour vous que pour vos patients.